Як налаштувати відповіді поза офісом в Outlook 2013/2016 та 2010

Відповідь поза офісом, яку також називають автоматичною відповіддю, є дуже корисною функцією в Microsoft Outlook для надсилання автоматичних відповідей людям, які надсилали вам електронні листи. Це корисно для постійного оновлення відправників вашої доступності. Ця функція присутня в Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 і навіть у старих версіях Microsoft Outlook. Зазвичай це називають невідповідною відповіддю; однак його можна використовувати і в багатьох інших ситуаціях.

Функція відповіді поза офісом працює лише з обліковими записами Exchange . Якщо у вас немає обмінного рахунку, то вам потрібно буде встановити правила для цього, як обговорюється нижче.

Налаштування відповіді про відсутність в офісі в Outlook 2013, 2016 та 2010 за допомогою облікових записів Exchange

  1. У Microsoft Outlook натисніть Файл , Інформація.поза офісом - 1
  2. А потім виберіть Автоматичні відповіді (поза офісом) . поза офісом - 2Примітка. Якщо опція автоматичних відповідей (поза офісом) недоступна, ви не використовуєте обліковий запис Exchange. Будь ласка, зверніться до наступного розділу, щоб дізнатися про налаштування автоматичних відповідей на не біржових рахунках.
  3. Установіть прапорець Надсилати автоматичні відповіді . Якщо ви хочете встановити час початку та час закінчення для автоматичних відповідей, встановіть прапорець Лише надсилати протягом цього часового діапазону та встановіть дату та час початку та закінчення.
  4. На вкладці з написом Усередині моєї організації введіть текстове повідомлення, яке потрібно надіслати у відповідь, якщо хтось надіслав вам електронну пошту в організації.
  5. На вкладці мічених межами організації , перевірте автоматичний відповідь на осіб за межами моєї організації прапорця і виберіть один з варіантів радіо кнопки позначений як тільки мої контакти або Anyone поза моєю організації .

Функція автоматичної відповіді буде автоматично деактивована після зазначеної дати та часу. Однак, якщо ви хочете деактивувати автоматичну відповідь до цього, ви можете знову отримати доступ до налаштувань автоматичних відповідей і вибрати перемикач Не надсилати автоматичні відповіді .

Налаштування відповіді про відсутність в офісі в Outlook 365 Online (веб-версія)

Якщо ви використовуєте Outlook 365 в Інтернеті , виконайте наведені нижче кроки, щоб встановити відповідь поза офісом

  1. Відкрийте Outlook у веб-браузері та увійдіть у свій обліковий запис.
  2. Натисніть кнопку шестірні у верхній частині сторінки, щоб отримати доступ до налаштувань.
  3. Клацніть Автоматичні відповіді та натисніть перемикач Надіслати автоматичні відповіді .
  4. За потреби встановіть дату та час для автоматичних відповідей.
  5. Введіть своє повідомлення.
  6. Після закінчення натисніть Зберегти .
  7. Налаштування відповіді про відсутність в офісі в Outlook 2013, 2016 та 2010 з усіма іншими обліковими записами

Якщо ви використовуєте необмінні облікові записи електронної пошти, що підпадає під інші категорії, де типом облікового запису зазвичай є POP або IMAP, наприклад, @ outlook.com, @ aol.com, @ live.com тощо. Ви можете змоделювати функція автоматичних відповідей, поєднуючи шаблон електронної пошти Outlook із правилами Outlook.

  1. Клацніть Домашня сторінка, а потім Нова електронна пошта . Введіть повідомлення, яке потрібно надіслати як автоматичну відповідь.відповідь поза офісом - 1
  2. Клацніть Файл -> Зберегти як ; у спадному списку Зберегти як тип виберіть Шаблон Outlook .відповідь поза офісом - 2
  3. Введіть будь-яке ім'я шаблону та натисніть Зберегти .відповідь поза офісом - 3
  4. Тепер, коли ви створили шаблон автоматичної відповіді, вам потрібно створити правило для автоматичної відповіді на нові повідомлення електронної пошти.
  5. Клацніть Правила , а потім Керувати правилами та сповіщеннями .відповідь поза офісом - 4
  6. Клацніть Нове правило у діалоговому вікні Правила та сповіщення . Клацніть Застосувати правила до повідомлень, які я отримую в розділі Почати з пустого правила , і натисніть Далі та Далі знову.відповідь поза офісом - 5
  7. Поставте прапорець « Відповісти» за допомогою певного шаблону в розділі « Що ви хочете зробити з повідомленнями -> Клацніть конкретний шаблон2016-02-10_021633
  8. У вікні Шукати в діалоговому вікні Вибір шаблону відповіді клацніть Шаблони користувачів у файловій системі . З'явиться стандартне діалогове вікно вибору файлу. Вкажіть на шаблон автоматичної відповіді, який ви створили на першому кроці. Натисніть Далі, Далі, Готово та Застосувати.2016-02-10_022449

Примітка. Щоб цей метод надсилав автоматичні відповіді, Майстру правил потрібно, щоб Outlook працював, і його слід налаштовувати на періодичну перевірку нових повідомлень. За замовчуванням Outlook налаштовано періодично перевіряти нові повідомлення.

Щоб Outlook не надсилав повторювані відповіді вашим відправникам електронної пошти, Майстер правил надсилатиме одну відповідь на відправника під час кожного сеансу. Сеанс починається під час запуску програми Outlook і закінчується після закриття програми.

Не забудьте вимкнути правило, коли воно більше не потрібно. В іншому випадку він продовжуватиме надсилати автоматичні відповіді.